Sécurité et confidentialité

OfficeXpress attache une grande importance à la protection de vos Données personnelles susceptibles d’être notamment collectées, stockées et traitées. A ce titre nous nous engageons à ce que la collecte et le traitement d’informations à caractère personnel soient effectués conformément au Règlement UE N°2016/679 du Parlement Européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des Personnes Physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et à l’ensemble des dispositions de la réglementation française applicable en la matière. Aussi, la présente politique de confidentialité a pour objet d’expliquer les informations susceptibles d’être recueillies sur nos sites WEB ou bien par d’autres voies, les finalités de leurs traitements, nos engagements en matière de protection des données personnelles et vos droits en la matière.

1. Données collectées

Les Données personnelles collectées et traitées par OfficeXpress sont celles qui sont nécessaires à la bonne exécution de nos activités commerciales, à savoir :

• les données d’identification : nom, prénoms, civilité, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux, identifiant et mot passe d’accès à notre site.
• les coordonnées : téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, etc.,
• les informations liées à la vie professionnelle : employeur ou société, fonction dans l’entreprise, etc.,
• la nature, les volumes et montants achetés

Ces Données peuvent être collectées via les sites internet d’OfficeXpress, par mail, par échange électronique (ex : EDI) ou téléphonique, fax, par voie postale, lors de rendez-vous, via des partenaires ou bien les réseaux sociaux.

2. Cookies de session et liens vers d’autres sitess

Les cookies sont utilisés en cours de session à chaque visite sur nos Sites Web et expirent lorsque l’utilisateur quitte le Site Web ou peu après : ils ne sont pas enregistrés sur le poste Client de façon permanente, ils ne contiennent aucune Donnée personnelle que vous ne nous auriez pas communiquée au préalable.
Ces cookies peuvent être effacés ou refusés, au risque de nuire à l’expérience utilisateur.
Ces cookies procèdent à un horodatage électronique en enregistrant le moment auquel l’utilisateur accède au site WEB et sont ensuite automatiquement supprimés.
A tout moment, vous pouvez choisir de refuser et/ou désactiver ces cookies.
Vous pouvez l’empêcher en désactivant cette fonction dans votre logiciel de navigation dans les options de préférences prévues pour la sécurité.

3. Finalités et les fondements des traitements de vos Données personnelles

Les Données personnelles ne sont traitées que dans le cadre des finalités visées ci-après et plus généralement pour se conformer à la législation en vigueur applicable. Ainsi, OfficeXpress s’engage à ne traiter lesdites Données, réunies sous quelle que forme que ce soit (fichier informatisé, base de Données, etc.) que pour les seules finalités suivantes :

• Réalisation d’activité de prospection
• Gestion de la relation commerciale
• Traitement des demandes d’informations ou de devis relatives aux services de coopération commerciale fournis et réponses aux questions qui sont posées (par courrier, e-mail, téléphone ou fax)
• Traitement des commandes
• Livraison des produits dans les conditions prévues par le Contrat
• Mise en œuvre de prestations associées (installation, maintenance, service de collecte des déchets, etc.)
• Gestion de la facturation et du recouvrement
• Gestion du service après-vente
• Administration des solutions e-procurement mises à disposition
• Envoi d’informations promotionnelles et commerciales par voie électronique ou postale
• Gestion des événements (soirées, visite de sites partenaires, etc.)
• Amélioration des services et enquête de satisfaction clients
• Réponses aux obligations légales et administratives
• Réalisation de statistiques

4. Paiement par « carte achat »

Les règlements par cartes achats se font pour des clients ayant passée un marché avec OfficeXpress.
A l’issue de la livraison, OfficeXpress procède à la demande de règlement via son partenaire Ogone qui demande au porteur de carte la valider et de déclencher le règlement.
OfficeXpress n’est jamais informé du nom du porteur de carte ni de son numéro.

5. Destinataires des Données

Les Données collectées sont d’accès restreintes aux seules personnels en charge des traitements effectués ci-dessus.
Les Données collectées pourront être communiquées à des sociétés tierces pour la réalisation de ces traitements (transporteurs, fonctions administratives et logistiques, prestataires de service, etc.), pour ses intérêts légitimes et lorsque la loi le requière.
Les Données personnelles pourront faire l’objet d’un transfert vers un pays à l’extérieur de l’Union Européenne conformément aux articles 44 et suivants du RGPD.

6. Durée de conservation

Seules les Données strictement nécessaires aux finalités détaillées ci-dessus sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la bonne exécution du contrat ou de la relation commerciale.
Les Données personnelles collectées auprès de prospects et clients, pourront être conservées pendant toute la durée du contrat ou de la relation commerciale puis pendant une période de trois ans.
A son expiration, les Données personnelles seront supprimées sauf consentement explicite de votre part. Certaines Données personnelles pourront toutefois être conservées pendant la durée de la prescription applicable dans le respect des dispositions légales ou règlementaires qui s’imposent commandes, factures, etc.).

7. Confidentialité des Données

OfficeXpress met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données personnelles contre les pertes, l’accès illégal et les risques d’altération. Le nombre de personnes qui a accès aux Données personnelles est limité. Seul a accès aux Données personnelles le personnel dont l’activité le justifie et qui est lié par un engagement de confidentialité.
Sauf autorisation expresse de la Personne concernée, OfficeXpress s’interdit formellement de divulguer, céder, transférer ou communiquer à des tiers tout ou partie des Données personnelles et ce, à l’exception de ses prestataires ou Sous-traitants pour les seuls besoins de l’exécution des missions qui lui sont confiées. Dans ce cas, OfficeXpress s’assure du respect par le prestataire ou le Sous-traitant de ses obligations en application du RGPD et de la Loi Informatique et libertés.
En cas de violation de Données à caractère personnel, OfficeXpress s’engage à le notifier à la CNIL et les personnes concernées dans les conditions prescrites par le RGPD et la Loi Informatique et libertés.

8. Vos droits sur l’utilisation de vos Données personnelles

OfficeXpress s’engage à garantir, à toute personne concernée par le traitement de ses Données personnelles,

• la maîtrise des informations le concernant,
• le respect de ses droits.

Le droit à l’information

Vous êtes en droit d’obtenir des informations claires, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont vos Données à caractère personnelles sont utilisées.

Le droit d’opposition

Les personnes peuvent s’opposer à la réutilisation de leurs coordonnées à des fins de sollicitations, notamment commerciales, lors d’une commande ou de la signature d’un contrat.
Toute personne a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données, sauf si celui-ci répond à une obligation légale.

Les droits d’accès et de rectification

Toute personne peut,

• accéder à l’ensemble des informations la concernant,
• connaître l’origine des informations le concernant,
• accéder aux informations sur lesquelles notre société s’est fondée pour prendre une décision le concernant,
• en obtenir la copie (des frais n’excédant pas le coût de la reproduction peuvent être demandés),
• exiger que ses Données soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour ou supprimées.

Pour toute question ou demande relative au traitement de vos Données personnelles, vous pouvez vous adresser au Délégué pour la Protection des Données Personnelles de notre société par mail ou voie postale :

Mail : dpo@officexpress.fr
OfficeXpress
Délégué pour la protection des Données personnelles
1-3 rue de la Cokerie
93212 St-Denis La Plaine

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Toute personne dispose du droit de saisir et d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des Données de votre pays (en France, la CNIL) pour contester les pratiques de la société en matière de protection des Données à caractère personnel et de respect de la vie privée.

9. Engagements contractuels spécifiques

Des dispositions contractuelles spécifiques avec nos clients et partenaires peuvent venir compléter ou modifier la présente politique dans le respect de la règlementation en vigueur sur la protection des Données personnelles.

10. Mise à jour

Cette politique peut être modifiée ou aménagée en cas d’évolution de notre organisation, de la réglementation applicable, ou des décisions et recommandations de la CNIL.

Mise à jour le 14 juin 2019